Gastronomie Portal

Wir beraten seit vielen Jahren Unternehmen in den Bereichen Gastronomie und Hotellerie in unterschiedlichen Größenordnungen. Wir sind deshalb intensiv vertraut mit den vielseitigen steuerrechtlichen und wirtschaftlichen Besonderheiten des Hotel- und Gaststättengewerbes und unterstützen Sie neben der Steuerberatung in allen Fragen der Unternehmensführung.

Dazu bieten wir neben der individuellen Steuerberatung alle Leistungen für Ihr Tagesgeschäft von der Finanzbuchhaltung bis zur Lohn- und Gehaltsabrechnung.

Unsere betriebswirtschaftliche Beratung und alle dazu gehörenden Auswertungen sind speziell auf Ihre Bedürfnisse ausgerichtet. Wir beraten Sie

• zur Erreichung einer optimalen Unternehmensführung
• zur Erzielung einer besseren Umsatzrendite
• zu einer Kassenführung ohne Prüfungssorgen
• für eine sichere Kellnerabrechnung
• zur Optimierung der Pfandgutabrechnungen

Betriebsprüfung ohne Schrecken

Wir kennen die aktuellen Schwerpunkte von Betriebsprüfungen und bieten deshalb unseren Mandanten viele organisatorische Hinweise. So prüfen wir besonders im Vorfeld mögliche Verfahrensfehler bei der Kassenführung oder den Kalkulationsgrundlagen.

Was wir für Existenzgründer tun können

Viele Existenzgründer in der Gastronomie und Hotellerie sind Fachleute im operativen Bereich und haben ihre Erfahrungen im Service, in der Küche oder in einer Bar gesammelt. Das allein reicht aber in der Regel nicht aus, eine ganze Kette von kaufmännischen, rechtlichen und finanziellen Anforderungen zu meistern, mit Lieferanten, Verpächtern, Banken und Personal so zu verhandeln, dass am Ende auch der unternehmerische Erfolg steht.

Profitieren Sie deshalb von unserer Erfahrung. Wir erstellen mit Ihnen vom Businessplan bis zur Rentabilitäts- und Liquiditätsplanung alles, was Sie sich selbst, Ihren Gläubigern und der Bank schuldig sind.

Dann können Sie selbst erkennen, ob Ihre Ziele wirtschaftlich tragbar sind und wie Sie am besten starten.

Weitere Tipps zur Existenzgründung finden Sie auch hier.

Sie wollen eine neue Gaststätte oder ein Hotel eröffnen, erweitern oder sind an der Übernahme eines bestehenden Betriebes interessiert? Dann stehen wir Ihnen von Anfang an zur Seite – mit wichtigen Tipps und Informationen.

• Wie stellen Sie sich Ihre berufliche Selbstständigkeit vor?
• Wie bereiten Sie sich am besten auf Ihre Gründung vor?
• Welche Finanzierung kommt für Sie in Frage?
• Und was sollten Sie in Ihrer unternehmerischen Startphase beachten?

Antworten auf diese und ähnliche Fragen finden Sie im Gespräch mit uns auf dem Weg in Ihre Selbstständigkeit.

Egal, ob Sie aus der Arbeitslosigkeit oder noch als Arbeitnehmer eine Existenzgründung oder eine Betriebsübernahme planen, bei uns sind Sie richtig.

Viele Existenzgründerinnen und Existenzgründer scheuen den Gang zu einem Steuerberater wegen der vermeintlich hohen Kosten. Dabei sind diese im überschaubaren Rahmen und werden in den meisten Fällen mit öffentlichen Zuschüssen unterstützt.

Unsere Leistungen für Sie:

• Persönliches Gespräch über alle notwendigen Formalitäten und Genehmigungen zur Existenzgründung
• Hilfestellung bei der Erstellung Ihres Businessplans
• Erstellung eines Finanzkonzepts
• Unterstützung bei der Auswahl und Beantragung von Zuschüssen und Fördermitteln
• Vorbereitung und Begleitung zu Gesprächen mit der Hausbank
• Beratung über Organisation und Aufzeichnungspflichten (Kasse, Buchhaltung, etc.)
• Wahl der geeigneten Rechtsform

In den Informationen der Handelskammer Hamburg können Sie sich vorab über Eröffnung und Übernahme eines Gaststättengewerbes informieren: Existenzgründung – Selbstständig im Hotel- und Gaststättengewerbe

Ein wesentlicher Faktor für den wirtschaftlichen Erfolg bei der Gründung und Führung eines gastronomischen Betriebes ist die richtige Finanzierung. Insbesondere bei dünner Eigenkapitaldecke und entsprechendem Fremdfinanzierungsbedarf empfehlen wir Ihnen eine vorausschauende Planung. Dabei ist eine Vielzahl von Chancen und Risiken zu untersuchen. So sind z. B. mit der Pacht einer Gaststätte in der Regel mehrere Verträge verbunden.

• Gaststättenpachtvertrag
• Verträge über den Getränkebezug
• Darlehensverträge für die Finanzierung des Inventars
• Verträge über die Aufstellung von Spiel- und Unterhaltungsautomaten
• Mietverträge für Wirte oder Personalwohnungen

Dabei kommen unterschiedliche Vertragspartner – u. a. Brauerei, Hausbesitzer und Automatenaufsteller – ins Spiel. Aus allen Verträgen ergeben sich wirtschaftliche, zivilrechtliche und steuerrechtliche Folgen.

Bierlieferungsvertrag mit unangemessenen Klauseln

So können beispielsweise in Bierlieferungsverträgen Vertragsklauseln enthalten sein, die sowohl steuerlich als auch rechtlich den Gastwirt stark benachteiligen und schon allein deshalb rechtlich unangemessen sind. So dürfen z. B. Vertragsstrafenklauseln entgegen den Geboten von Treu und Glauben den Gastwirt nicht unangemessen benachteiligen. Nach dem Urteil des Oberlandesgerichts Nürnberg vom 5. Februar 2002 (1 U 2314/01) ist dies der Fall, wenn die Vertragsstrafe unabhängig von einem Verschulden des Gastwirtes bei jeder Einschränkung oder Einstellung des Getränkebezugs verwirkt sein soll. Ebenso ist nicht akzeptabel, dass die Brauerei im Falle des Zahlungsverzugs und bei einer Einstellung des Getränkebezugs das Recht hätte, "in den Mietvertrag mit dem Hausbesitzer einzutreten".

Sowohl für den kreditgebenden Lieferanten als auch für den Gastwirt sollten die wirtschaftlichen Eckdaten, die sich aus der Planung für die Kreditvergabe ergeben, im absoluten Vordergrund stehen.
Aus unserer jahrelangen praktischen Erfahrung bieten wir Ihnen gelungene Beispiele für erfolgreiche Verträge unter Berücksichtigung aller steuerlichen und wirtschaftlichen Aspekte. Dabei wird die individuelle Startsituation genauso betrachtet wie die wirtschaftlichen Erfolgsaussichten. Für den juristischen Teil der Verträge arbeiten wir mit unseren kooperierenden Fachanwälten zusammen, die ebenso intensive Branchenerfahrung haben.

Die Verdienstgrenze für geringfügig entlohnte Beschäftigungen liegt aktuell bei 603 Euro.

Eine geringfügig entlohnte Beschäftigung liegt vor, wenn das Arbeitsentgelt regelmäßig monatlich die Geringfügigkeitsgrenze von 603 Euro oder jährlich das gesamte Entgelt von 7.236 Euro nicht überschreitet. Einmalzahlungen wie Urlaubsgeld sind bei der Gesamtberechnung zu berücksichtigen. Die wöchentliche Arbeitszeit muss vertraglich vereinbart sein.

Die Lohnsteuer kann für geringfügig Beschäftigte wie folgt erhoben werden:

• Pauschal mit 20%, wenn der Arbeitgeber keine pauschalen RV-Beiträge zu entrichten hat
  - oder -
• Pauschal mit 2% (einheitlicher Pauschsteuersatz), wenn der Arbeitgeber pauschale RV-Beiträge zu entrichten hat. Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag sind beinhaltet.
  - oder -
• Der Arbeitnehmer wird nach den individuellen Lohnsteuerabzugsmerkmalen versteuert.

Anfallende Pauschalsteuern trägt grundsätzlich der Arbeitgeber.

In der Rentenversicherung sind Beschäftigungen ab 2013 grundsätzlich RV-pflichtig. Der Arbeitnehmer trägt die Differenz zwischen dem pauschalen Rentenversicherungsbeitrag von 15% (gezahlt durch den Arbeitgeber) und dem aktuell gültigen RV-Beitrag (RV-Aufstockung). Mitarbeiter können unter gewissen Voraussetzungen einen schriftlichen Befreiungsantrag beim Arbeitgeber stellen. Er ist für die Dauer der Beschäftigung bindend und kann nicht widerrufen werden.

Für den Beitragseinzug, das Meldeverfahren und die Umlage (wenn Umlagepflicht besteht) ist die Bundesknappschaft (Betriebsnummer 98000006) zuständig.

Quelle: DATEV Infodatenbank

Alle Antworten auf Ihre Fragen zum Thema Minijob finden Sie hier: www.minijob-zentrale.de

Mindestlohn

Seit dem 1. Oktober 2022 gilt in Deutschland der gesetzliche Mindestlohn. Im Jahr 2026 beträgt dieser 13,90 Euro je Zeitstunde.

Unabhängig davon gibt es in 18 Regionen der Bundesrepublik individuelle tarifliche Vereinbarungen zwischen der Gewerkschaft NGG und der DEHOGA auf der Arbeitgeberseite. An die tariflichen Vereinbarungen müssen sich Betriebe halten, wenn sie dem Arbeitgeberverband angeschlossen sind. Von dieser Regel gibt es aber Ausnahmen, wenn z. B. wie in Nordrhein-Westfalen die Landesregierung den Mindestlohn als allgemeinverbindlich geregelt hat.

Einen guten Überblick über die Tarife bildet die Webseite www.hotelier.de/lexikon/t/tarifvertrag-fuer-das-hotel-und-gaststaettengewerbe.

Aufzeichnungspflichten

Um sicherzustellen, dass dieser tatsächlich für jede Arbeitsstunde bezahlt wird, besteht in bestimmten Branchen die Pflicht, die Arbeitszeiten zu notieren (Dokumentationspflicht). In welchen Branchen muss die Arbeitszeit aufgeschrieben werden?

Die Dokumentationspflicht gilt generell nur für geringfügig Beschäftigte (Ausnahme: Minijobber im privaten Bereich) und die im Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannten Wirtschaftsbereiche, in denen eine besondere Missbrauchsgefahr besteht. Dazu zählen z. B. Gaststätten und Herbergen, Gebäudereinigung, Messebau und Fleischwirtschaft.

Was muss wie notiert werden?
Auf einem Zettel oder Vordruck (siehe unseren Musterbogen [PDF, 19KB]) muss der Arbeitgeber notieren (oder notieren lassen):

• den Beginn der Arbeitszeit (für jeden Arbeitstag),
• das Ende der Arbeitszeit (ebenfalls für jeden Arbeitstag),
• die Dauer der täglichen Arbeitszeit, also z. B. die Stunden.

Achtung: Pausenzeiten gehören nicht zur Arbeitszeit, sind also herauszurechnen. Die konkrete Dauer und Lage der jeweiligen Pausen müssen nicht aufgezeichnet werden.

Was ist noch zu berücksichtigen:

• Es ist egal, ob die Liste handschriftlich oder maschinell erstellt und ausgefüllt wird.
• Unterschriften des Arbeitgebers oder Arbeitnehmers sind nicht erforderlich.
• Der Arbeitgeber hat sicherzustellen, dass die Liste korrekt ist.
• Die Arbeitszeit muss bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages dokumentiert sein, also eine Woche später.
• Das Dokument verbleibt beim Arbeitgeber und muss bei einer Kontrolle durch den Zoll vorgezeigt werden. Es ist also ratsam, die aktuelle Aufzeichnung griffbereit zu haben.

Quelle: bmas

 

Schwarzarbeit und illegale Beschäftigung

vernichten dauerhaft legale Arbeitsplätze, erhöhen damit die Arbeitslosigkeit und bringen den Staat um Steuern und die Sozialversicherungen um Beiträge.
Sie zerstören auch die wirtschaftlichen Verhältnisse von Kollegenbetrieben. Viele Unternehmer vergessen, dass Schwarzarbeit im eigenen Betrieb auch erpressbar macht. Die Hauptzollämter, die bundesweit als Ansprechpartner des Zolls für die Bekämpfung von Schwarzarbeit und illegaler Beschäftigung verantwortlich sind, bieten über das Internet anonyme Meldemöglichkeiten. Über 6.700 Zöllnerinnen und Zöllner, die früher die Grenzen zu unseren Nachbarstaaten kontrollierten, gehen bundesweit gegen Schwarzarbeit und illegale Beschäftigung vor.
Der Renommee-Schaden ist zudem nicht unerheblich, wenn Gästen der plötzliche Besuch des Zolls und deren Dienstwagen mit der Aufschrift „Wir kämpfen gegen Schwarzarbeit“ auffallen.

Der Zoll hat zur Ausübung seiner Arbeit jederzeit unangekündigt die Möglichkeit zum Betreten der Grundstücke und der Geschäftsräume während der Geschäftszeit.
Unterlagen, z. B. Arbeitsverträge, Lohnabrechnungen, Meldeunterlagen, Nachweis über gezahlte Löhne und Arbeitszeitaufzeichnungen sowie andere Geschäftsunterlagen, aus denen Umfang, Art und Dauer von Beschäftigungsverhältnissen abgeleitet werden können, sollten jederzeit zur Einsichtnahme vorliegen.

Wie man in der Praxis am besten mit dem Thema umgeht, hat der DEHOGA Bundesverband in einer Informationsbroschüre im Netz zur Verfügung gestellt. Hier geht es zur Broschüre

Sozialversicherungsverstöße bergen Gefahren für den Betrieb.
Schwarzarbeit ist generell unfair, denn sie betrügt nicht nur den Staat um die Lohnsteuer und die Rentenversicherung um die Beiträge, sondern auch den Arbeitnehmer, dem man Fleiß, Treue zum Unternehmen, guten Umgang mit Gästen abverlangt. Auch gegenüber Kollegen aus der Gastronomie, die ordentliche Beschäftigungsverhältnisse unterhalten und genauso im harten Wettbewerb stehen müssen, ist sie unfair.

Schwarzarbeit lohnt sich nicht

Fällt die Schwarzarbeit auf, drohen empfindliche Strafen. Und das geht schneller als man denkt. Ein unzufriedener Mitarbeiter, ein Konkurrent, ein betrogener Ehepartner und das Risiko eines Arbeitsunfalls machen Schwarzarbeit im Handumdrehen bekannt. Zum einen werden die Abgaben zur Sozialversicherung für einen Zeitraum von bis zu vier Jahren Nachzahlung fällig – und zwar in voller Höhe durch den Auftraggeber – gleichzeitig sind Schwarzarbeit, eine Vorenthaltung von Sozialversicherungsbeiträgen und eine Steuerhinterziehung ein schweres Delikt. Deswegen drohen zusätzlich empfindliche Bußgelder von bis zu 500.000 Euro und sogar Freiheitsstrafen bis zu zehn Jahren.

Risikofaktoren Unfälle und Kriminalität

Schwere Konsequenzen kann auch ein Unfall haben. Denn dann muss der Arbeitgeber der verletzten Putzhilfe neben den Heilbehandlungskosten (z. B. für Arzt, Krankenhaus, Arznei-, Verbands- und Hilfsmittel) unter Umständen auch eine lebenslange Unfallrente zahlen. Im Übrigen gilt das nicht nur, wenn die Haushaltshilfe in der Wohnung des Arbeitgebers verunglückt, sondern auch schon auf dem Weg zum Arbeitsplatz. Zudem kann sich bei einem Unfall die Unfallversicherung die Kosten für Versicherungsfälle infolge von Schwarzarbeit erstatten lassen. Deshalb: Erst anmelden, dann arbeiten lassen.

Mit Vorliebe nimmt sich die Betriebsprüfung in der Gastronomiebranche der Kasse an. Der Grund ist einfach: Wo Bargeld im Spiel ist, wird auch vermutet, dass etwas an der Buchhaltung vorbeiläuft. Die Fortschritte der digitalen Betriebsprüfung, bei der der Prüfer mit hochgerüsteter Technik im Unternehmen erscheint und nicht mehr jeden Einzelbeleg akribisch prüft, sondern insbesondere die Kassenaufzeichnung auf Verfahrensfehler und auf mögliche Manipulation hin untersucht, ist inzwischen Praxis. Deshalb sollte bei der Kassenführung das größte Augenmerk auf die Ordnungsmäßigkeit und das tägliche Verfahren gerichtet sein.

Welche Kasse wird eingesetzt?

Eine gesetzliche Pflicht zum Einsatz elektronischer Aufzeichnungssysteme („Registrierkassenpflicht“) existiert nicht. Deshalb kann die gesetzliche Einzelaufzeichnungsverpflichtung auch über eine handschriftliche Einzelbelegerstellung oder durch entsprechende Eintragungen in ein Kassenbuch erfüllt werden. Ab einer bestimmten Anzahl von Geschäftsvorfällen ist es zweckmäßig, ein elektronisches Aufzeichnungssystem (z. B. Registrierkasse) zu verwenden. Der Einsatz der Technik hat eine Reihe von betriebswirtschaftlichen Vorteilen, ist allerdings auch mit Pflichten verbunden.

Anforderungen an eine ordnungsmäßige Kassenbuchführung:

Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit

Die Kassenaufzeichnungen müssen so beschaffen sein, dass ein sachverständiger Dritter in angemessener Zeit einen Überblick über die angefallenen Geschäftsvorfälle erhalten kann. (Zuordnung zu den Belegen durchlaufende Nummerierung).

Wahrheit, Klarheit und fortlaufende Aufzeichnung

• Die Kassenaufzeichnungen müssen vollständig (mit ausreichender Bezeichnung des Geschäftsvorfalls), richtig und geordnet vorgenommen werden.
• Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sollen nach § 146 Abs. 1 Satz 2 AO täglich festgehalten werden (Rz. 48 GoBD). Eine Kasse darf bei taggenauen Überprüfungen keine Minusbestände (Kassenminus) aufweisen.

Kassensturzfähigkeit

Die Kassenaufzeichnungen müssen so beschaffen sein, dass der Soll-Bestand des Kassenbuchs jederzeit mit dem Ist-Bestand der Barkasse verglichen werden kann (tägliches Aufzeichnungsgebot).

Unveränderbarkeit

Die Kassenbuchaufzeichnungen müssen unveränderbar sein.

Aufbewahrungspflicht

Die Kassendaten müssen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist (10 Jahre) verfügbar und lesbar sein.

Lückenlose Aufzeichnungen sind ein Muss

Alle baren Geschäftsvorgänge eines Unternehmens müssen täglich über die Kasse abgewickelt und täglich in einem Kassenbuch aufgezeichnet werden. Der Gesetzgeber hat die Anforderungen an die Kassenführung deutlich verschärft. Um Hinzuschätzungen im Unternehmen und Haftungsrisiken zu vermeiden, empfiehlt es sich dringend, auf die gesetzlichen Vorgaben zu achten:

• §§ 145 und 146 Abgabenordnung (AO),
• §§ 238 und 239 Handelsgesetzbuch (HGB) und
• die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).

Neuerungen ab dem Jahr 2020

Setzen Sie eine elektronische Kasse ein, dann müssen Sie ab dem 1. Januar 2020 ihre Kasse auf ein fälschungssicheres System umstellen. Die Kasse muss ab 2020 durch eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung geschützt werden, damit das Löschen von Umsätzen nicht mehr möglich ist. Die technischen Anforderungen zertifiziert das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI).

Was das für Ihr Unternehmen bedeutet

Die neuen Anforderungen gelten ab 1. Januar 2020. Die Finanzverwaltung hat wegen des hohen Umstellungsaufwands eine Nichtbeanstandungsregelung bis 30. September 2020 herausgegeben. Alle ab diesem Datum neu angeschafften elektronischen Kassensysteme müssen über eine technische Sicherheitseinrichtung verfügen, die ab dem ersten Tastendruck alle Eingaben in das System unveränderlich und verschlüsselt erfasst.
Auch für bereits bestehende Registrierkassen wird der Einsatz einer technischen Sicherheitseinrichtung verpflichtend, damit digitale Grundaufzeichnungen nicht nachträglich manipuliert werden können. Zuständig für die Zertifizierung ist das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI).

An jeden Kunden muss ein Bon ausgegeben werden.

Bei Verwendung einer Registrierkasse müssen diese seit dem 01.01.2023 zwingend mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein, damit sie den Anforderungen der Kassensicherungsverordnung entsprechen. Durch die TSE werden alle Daten unveränderbar aufgezeichnet. Die TSE muss vom BSI zertifiziert sein.

Seit dem 01.01.2025 müssen Unternehmer ihre elektronischen Aufzeichnungssysteme an das Finanzamt melden. Diese Meldung ist ausschließlich elektronisch möglich und erfolgt über „MeinELSTER“. Alternativ kann die Übermittlung über eine Software mittels EriC-Schnittstelle erfolgen. Kassensysteme, die nach dem 01.07.2025 angeschafft werden, müssen innerhalb eines Monats nach der Anschaffung gemeldet werden.

Kassennachschau

Mit der Kassennachschau hat die Finanzverwaltung ein besonderes Instrument der Prüfung zur Hand. Zur Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben können die Prüfer der Finanzbehörde ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Außenprüfung, während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten die Geschäftsräume aufsuchen und eine Prüfung starten. Betroffen sind alle Unternehmen mit computergestützten Kassensystemen, Registrierkassen und offenen Ladenkassen.
Alle Vorschriften zusammengenommen sind ein umfassendes Werk. Wir empfehlen Ihnen deshalb zur eigenen Prüfung und Vorsorge die folgende Checkliste. Soweit Sie dazu und darüber hinaus Fragen haben, beantworten wir diese gerne.

Checkliste zur Kassenprüfung

Jederzeit vorbereitet sein

• Es liegen alle für die Kassenaufzeichnung erforderlichen Unterlagen, Dokumentationen, einschließlich Arbeitsanweisungen, Bedienungsanleitung und Organisationsunterlagen zur EDV-Registrierkasse greifbar vor.
• Sie haben eine Aufzeichnung über alle Kassen des Unternehmens mit Fabrikat, Typenbezeichnung und Bedienungsanleitung. Alle Verfahrensdokumente werden 10 Jahre aufbewahrt.
• Es besteht ein sicheres internes Kontrollsystem, bei dem der einzelne Bediener/Anwender die Programmierung nicht manipulieren kann.
• Sie haben für Auskunft und für die Kassenführung verantwortliche Personen festgelegt – Name, Vorname – , die in der Lage sind, zweckdienliche Auskünfte zu erteilen und mit der Bedienung aller Kassenfunktionen einschließlich einer elektronischen Datenübermittlung der archivierten Kassendaten vertraut sind.
• Die elektronische Kasse hat eine Exportschnittstelle, sodass der Prüfer die Daten auslesen und in sein Prüfprogramm einlesen kann.

Tägliche Kassenführung bei elektronischen Kassen

• Es werden alle Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich aufgezeichnet und für die Dauer der Aufbewahrungsfrist (10 Jahre) archiviert. Dazu gehört auch das Aufbewahren aller angefallenen Ursprungsbelege (Z-Bons) und der täglichen Kassenberichte.
• Alle Z-Bons enthalten Name und Anschrift des Betriebs, fortlaufende Z-Nummer (= Z-Zähler) zur Überprüfung der Vollständigkeit, Datum und Uhrzeit der Erstellung des Abrufs.
• Ebenso sind Privateinlagen und Privatentnahmen täglich aufzuzeichnen. Es reicht nicht aus, wenn diese erst am Schluss eines Monats beim gruppenweisen Erfassen der Bargeschäfte im Rahmen der Finanzbuchführung ermittelt werden.
• Alle Kassenberichte sind Seite für Seite fortlaufend nummeriert.
• Es werden täglich eine Kassenminus-Prüfung und ein Kassensturz durchgeführt.
• Die tägliche Archivierung der Kassendaten (Tagesendsummen, Einzelbons) erfolgt durch Übermittlung an die Steuerkanzlei, alternativ direkt an das DATEV-Rechenzentrum oder an das eigene GoBD-fähige Archiv.
• Die Übernahme der archivierten Daten zur Weiterverarbeitung in die Buchhaltung ist gesichert.

Kassenbuch und Kassenbericht

• Bei Einsatz einer offenen Ladenkasse (z. B. Geldkassette oder Schublade) wird ein täglicher Kassenbericht erstellt und unterschrieben. Alle Tagesberichte sind im Falle einer Betriebsprüfung vollständig vorzulegen. Zum täglichen Kassenbericht gehört auch das Zählprotokoll.
• Es erfolgt nach Geschäftsschluss eine Rückrechnung der täglichen Bareinnahmen aus dem ausgezählten Kassenbestand.
• Differenzen in der Kassenbuchführung, Barentnahmen und Bareinlagen, Diebstähle etc. werden erfasst. Für alle Kasseneinnahmen und -entnahmen liegen Belege vor.
• Stornobuchungen, Kellnerabrechnungen, Proformarechnungen, Aufzeichnungen über Falschbuchungen liegen als Belege vor.
• Kassenbuch und Zählprotokoll werden mit einem GoBD-sicheren Programm erstellt. Mit Officeprogrammen erstellte Kassenbücher erfüllen nicht die Sicherheit vor nachträglichen Änderungen.
• Wenn neben den Tagesberichten auch Monatsberichte, z. B. zu Umsätzen, Warengruppen etc. erstellt werden, werden diese ebenso archiviert.
• Wenn diese Punkte erfüllt und im Einzelfall individuell auf das Kassensystem abgestimmt sind, kann daraus für eine Prüfung auch die vom Gesetzgeber geforderte Verfahrensdokumentation abgeleitet werden.

Kassenbericht bei Nutzung einer offenen Ladenkasse

Der Gast will eine Bewirtungsrechnung

Im Gegensatz zu „normalen“ Rechnungen müssen sogenannte Kleinbetragsrechnungen geringere Anforderungen erfüllen.
Bei Kleinbetragsrechnungen (Bruttobetrag ≤ 250 EUR) sind die folgenden Angaben ausreichend:

1. Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,
2. Ausstellungsdatum,
3. Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der sonstigen Leistung,
4. Entgelt und Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe,
5. Anzuwendender Steuersatz oder ggf. Hinweis auf eine Steuerbefreiung.

Gastronomiebetriebe entnehmen hin und wieder Produkte für den eigenen Bedarf. Um den Erfassungsaufwand zu minimieren und einen Streit mit den Prüfern des Finanzamts zu vermeiden, hat die Finanzverwaltung Pauschbeträge für den Eigenverbrauch festgelegt, von denen einige dem ermäßigten und andere dem vollen Umsatzsteuersatz unterliegen.

Zwar müssen Sie als Unternehmer nicht auf die Pauschbeträge zurückgreifen. Die Pauschbeträge unterstellen nur bestimmte Konsumgewohnheiten. In manchen Fällen spiegeln die Annahmen die tatsächlichen Verhältnisse allerdings nicht wider. In einem solchen Fall sollten dem Finanzamt geeignete Nachweise vorgelegt werden, um dadurch einen geringeren Entnahmewert durchzusetzen.

Mit den Pauschbeträgen vermeiden Sie lediglich Auseinandersetzungen mit dem Finanzamt über die Höhe Ihrer Warenentnahme. Und natürlich sparen Sie sich so auch umfangreiche Einzelaufzeichnungen.

Die Pauschbeträge werden jährlich angepasst. Die jeweils aktuellen Werte für das jeweilige Wirtschaftsjahr finden Sie immer, wenn Sie unter der Stichwortsuche bei www.bundesfinanzministerium.de „Pauschbeträge für unentgeltliche Wertabgaben“ eingeben.

Mit dem Steueränderungsgesetz 2025 wird die Umsatzsteuer im Gastrobereich dauerhaft vereinfacht. Ab dem 01.01.2026 wir auf alle Speisen nur noch sieben Prozent Umsatzsteuer berechnet – ganz egal ob im Restaurant, zum Mitnehmen oder geliefert.

Von dem reduzierten Steuersatz profitieren nicht nur klassische Restaurants und Hotels, sondern auch Bäckereien, Metzgereien, Catering-Unternehmen sowie Anbieter im Bereich Kita-, Schul- und Krankenhausverpflegung.

Für Getränke bleibt es beim regulären Mehrwertsteuersatz von 19 Prozent. Das gilt auch für Milch, Milchmischgetränke (z. B. Kaffee-Milch-Zubereitungen, Kakao und Trinkschokolade sowie Milchshakes aus Milch und Frucht, wenn der Milchanteil bei mindestens 75 % des Fertigproduktes liegt, und Leitungswasser. Beim Verkauf zum Mitnehmen (Lieferung) werden diese Getränke gemäß § 12 Abs. 2 Nr. 1 i. V. m. Anlage 2 zum UStG hingegen nur mit dem ermäßigten Steuersatz von 7 % besteuert.

Bei Pauschal- beziehungsweise Kombiangeboten (wie Buffet oder All-Inclusive-Angebote), die sowohl Speisen als auch Getränke enthalten, muss ein einheitlicher Preis grundsätzlich nach dem Anteil für Speisen und dem für Getränke aufgeteilt werden. Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat hierzu ein Schreiben mit Vereinfachungsregelungen veröffentlicht.

Was ändert sich beim „Business-Package“ im Hotel ab 2026?
Viele Hotels bieten sogenannte „Business-Packages“ oder Servicepauschalen an. Das sind Pauschalangebote, bei denen im Übernachtungspreis zum Beispiel Frühstück, Sauna, Parkplatz oder andere Extras enthalten sind. Diese Leistungen unterliegen nicht dem ermäßigten Steuersatz von sieben Prozent, weshalb bisher pauschal 20 Prozent des Pauschalpreises für regelbesteuerte Leistungen angesetzt werden konnten.

Ab 1. Januar 2026: Da im Zusammenhang mit dem Frühstück zumindest ein Teil des Frühstücks ab 2026 wieder dem ermäßigten Steuersatz unterliegt, hat die Finanzverwaltung dieses Business-Package auf 15 Prozent des Pauschalpreises herabgesetzt, auf den Rest wird der ermäßigte Steuersatz angewandt. Das heißt:

• 15 Prozent des Gesamtpreises werden mit 19 Prozent Umsatzsteuer berechnet (beispielsweise die Sauna oder der Parkplatz)
• 85 Prozent des Preises (also der Rest) werden mit dem ermäßigten Steuersatz von sieben Prozent berechnet (beispielsweise die Übernachtung und das Frühstück).

Was ist bei der Ausstellung und Einlösung von Restaurantgutscheinen zu beachten? Restaurantgutscheinen, die zwischen dem 1.1.2024 und 31.12.2025 gegen Entgelt ausgestellt wurden, sind sog. Einzweckgutscheine (§ 3 Abs. 14 UStG); das bedeutet: Der Gastwirt muss den Umsatz bereits bei Vereinnahmung des Geldes endgültig mit dem allgemeinen Steuersatz von 19 Prozent versteuern.

Bei der Gutscheineinlösung braucht er nur noch eine eventuelle Zuzahlung des Gasts zu versteuern (ab 1.1.2026 also bei Speisen mit 7 Prozent).

Dagegen handelt es sich bei ab dem 1.1.2026 ausgestellten, entgeltlichen Restaurantgutscheinen um sog. Mehrzweckgutscheine (§ 3 Abs.15 UStG). Die Zahlung des Gasts für den Gutschein führt dann noch nicht zu einem Umsatz. Vielmehr ist der gesamte Umsatz erst bei der Einlösung des Gutscheins zu versteuern.

 

Hinweis: Rechtslage bis zum 31.12.2025
Bis zum 31.12.2025 war nur eine Lieferung von Speisen (d. h. der Außer-Haus-Verkauf) durch den 7%igen Umsatzsteuersatz begünstigt (§ 12 Abs. 2 Nr. 1 i. V. m. der Anlage 2 zu § 12 UStG). Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen unterlagen dagegen als Dienstleistungen dem 19%igen Steuersatz.

 

FAQ zur Umsatzsteueränderung in der Gastronomie ab 2026

• 1) Welcher Steuersatz gilt für Speisen?
  Es gelten 7 % Umsatzsteuer, egal ob die Speisen im Restaurant verzehrt, mitgenommen oder geliefert werden.
• 2) Welcher Steuersatz gilt für Getränke?
  Für Getränke bleibt es beim Regelsteuersatz von 19 %.
• 3) Müssen Speisekarten umgestellt werden?
  Ja. Alle Preislisten und Speisekarten müssen zum Stichtag aktualisiert werden, insbesondere bei Preisänderungen oder neuen Steuerkennzeichnungen.
• 4) Muss die Kasse exakt um Mitternacht umgestellt werden?
  Ja. Ab 00:00 Uhr am 1. Januar 2026 müssen Speisen mit 7% Umsatzsteuer erfasst werden. Eine Timer-Funktion im Kassensystem kann die Umstellung automatisieren.
• 5) Was passiert, wenn die Kasse nicht rechtzeitig umgestellt wird?
  Die Steuer muss dennoch korrekt an das Finanzamt gemeldet werden. Eine nachträgliche Korrektur ist möglich, sollte aber umgehend mit dem Steuerberater abgestimmt werden.
• 6) Welche Betriebe sind betroffen?
  Betroffen sind: Restaurants, Cafés, Bars, Bäckereien, Metzgereien, der Lebensmitteleinzelhandel, Catering-Dienstleistungen sowie Kantinen in Unternehmen, Krankenhäusern, Schulen und Kindertagesstätten.

In Berlin heißt sie City Tax, in Bonn Beherbergungssteuer, Köln und Erfurt nennen sie sie Beherbergungsabgabe.

Die Kulturförderabgabe, auch Bettensteuer, Beherbergungsabgabe bzw. -steuer oder Übernachtungsabgabe genannt, ist eine Erfindung des Kölner Stadtkämmerers aus dem Jahr 2009. Sie ist nichts anderes, als eine kommunale Steuer, um die ewig klammen Stadtsäckel zu füllen. Inzwischen wird sie bundesweit in den meisten Städten erhoben so, wie im internationalen Hotelgeschäft durchaus üblich, z. B. in Amsterdam, Florenz, Venedig, Paris oder Rom.

Bettensteuerbefreiung auf Geschäftsreise

Die Bettensteuer wird nur bei privat veranlassten Reisen fällig. Sobald Sie geschäftlich unterwegs sind, kann das Hotel von der Berechnung und Weiterleitung der örtlichen Steuer (City Tax) an die Kommune absehen.

ABER: Die Hotels sind durch die Städte angewiesen, die Steuer erst dann von der Zimmerrechnung zu nehmen, wenn eindeutig nachgewiesen ist, dass die Übernachtung beruflich bedingt ist. Jede Stadt fordert andere Nachweise, deshalb hilft hier inzwischen ein Portal www.bettensteuer.de, um den Überblick zu behalten. Sie finden hier stets aktuell alle Informationen, die Sie in den einzelnen Städten steuerfrei schlafen lassen – manche Städte peilen immerhin schon die 10 %-Marke an, es lohnt sich also.

Bettensteuer.de versteht sich sowohl als zentrales Informationsportal für Geschäfts- und Businessreisende, um die Vorbereitung der Reise (und deren Abrechnung) zu vereinfachen, als auch als Unterstützung und Bürokratieentlastung für die Hotellerie, um zeitraubende Erklärungen und Diskussionen an den Rezeptionen zu verkürzen oder gar zu vermeiden.

Verhandlungen mit Geschäftspartnern und Kunden in einem Restaurant gehören zum Alltag vieler Unternehmen. Wenn also das Arbeitsessen und alles, was dazu gehört kein Privatvergnügen ist, müssen die Einladenden einige Rechtsvorschriften beachten und brauchen vom Gastwirt einen Beleg, der allen steuerlichen Vorschriften gerecht wird.

Zu den Bewirtungskosten können neben den Kosten für Speisen und Getränke auch Trinkgelder, Garderobengebühren, Tabakwaren und Unterhaltungskosten, die bei einer Bewirtung anfallen, gehören. Dabei ist es besonders wichtig, dass der Gastwirt alle rechtlich erforderlichen Angaben ausweist. Denn wenn auch nur eine erforderliche Angabe fehlt, läuft der Gast Gefahr, den Betriebsausgabenabzug zu verlieren.

Der Abzug von angemessenen Bewirtungsaufwendungen als Betriebsausgaben erfordert vom Steuerpflichtigen einen schriftlichen Nachweis über Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie die Höhe der Aufwendungen. Die Angaben müssen zeitnah gemacht werden. Hierfür wird regelmäßig ein formloses Dokument (sog. Bewirtungsbeleg als Eigenbeleg) erstellt. Dieser Eigenbeleg ist vom Steuerpflichtigen zu unterschreiben.

Bei Bewirtung in einem Bewirtungsbetrieb ist zum Nachweis die Rechnung über die Bewirtung beizufügen; dabei genügen auf dem Eigenbeleg Angaben zum Anlass und zu den Teilnehmern der Bewirtung. Die Rechnung muss den Anforderungen des § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) genügen. Sie muss maschinell erstellt und elektronisch aufgezeichnet sein.

Erforderliche Rechnungsangaben bis 250 EUR (Kleinbetragsrechnungen):

• Vollständiger Name und vollständige Anschrift des Restaurants
• Ausstellungsdatum
• Art und Umfang und Betrag der in Anspruch genommenen Leistungen:
  Buchstaben, Zahlen oder Symbole, wie sie für umsatzsteuerliche Zwecke ausreichen (§ 31 Absatz 3 UStDV), genügen für den Betriebsausgabenabzug nicht. Bewirtungsleistungen sind im Einzelnen zu bezeichnen; die Angabe "Speisen und Getränke" und die Angabe der für die Bewirtung in Rechnung gestellten Gesamtsumme reichen nicht. Bezeichnungen wie z. B. "Menü 1", "Tagesgericht 2" oder "Lunch-Buffet" und aus sich selbst heraus verständliche Abkürzungen sind jedoch nicht zu beanstanden.
• Leistungszeitpunkt (Tag der Bewirtung):
  Ein Verweis auf das Ausstellungsdatum z. B. in der Form „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“ ist ausreichend. Handschriftliche Ergänzungen oder Datumsstempel reichen nicht aus.
• Rechnungsbetrag:
  Die Rechnung muss den Preis für die Bewirtungsleistungen enthalten. Ein ggf. vom bewirtenden Steuerpflichtigen zusätzlich gewährtes Trinkgeld kann durch die maschinell erstellte und elektronisch aufgezeichnete Rechnung zusätzlich ausgewiesen werden. Wird das Trinkgeld in der Rechnung nicht ausgewiesen, gelten für den Nachweis von Trinkgeldzahlungen die allgemeinen Regelungen über die Feststellungslast, die beim bewirtenden Steuerpflichtigen liegt. Der Nachweis kann z. B. dadurch geführt werden, dass das Trinkgeld vom Empfänger des Trinkgeldes auf der Rechnung quittiert wird.

Bei Rechnungen mit einem Gesamtbetrag von mehr als 250 EUR:

Rechnungen mit einem Gesamtbetrag von über 250 Euro müssen für den Betriebsausgabenabzug von Bewirtungsaufwendungen zusätzlich zu den oben aufgeführten Angaben die folgenden Angaben enthalten:

• Name des Bewirtenden
• Angabe der Steuernummer des Rechnungsausstellers oder die vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte USt-ID-Nummer
• Eine fortlaufende Rechnungsnummer, die zur Identifizierung einmalig vergeben wird

Was ist bei der Bewirtung im Ausland zu beachten?

Es wird nicht unterschieden, ob die Bewirtung im Inland oder im Ausland stattgefunden hat. Die oben genannten Anforderungen gelten daher auch bei Auslandsbewirtungen. Die Anforderungen der R 4.10 Absatz 5 bis 9 EStR sind grundsätzlich auch bei Bewirtungen im Ausland zu erfüllen. Wird jedoch glaubhaft gemacht, dass eine detaillierte, maschinell erstellte und elektronisch aufgezeichnete Rechnung nicht zu erhalten war, genügt in Ausnahmefällen die ausländische Rechnung, auch wenn sie diesen Anforderungen nicht voll entspricht.

Liegt im Ausnahmefall nur eine handschriftlich erstellte ausländische Rechnung vor, hat der Steuerpflichtige glaubhaft zu machen, dass im jeweiligen ausländischen Staat keine Verpflichtung zur Erstellung maschineller Belege besteht.

Auf die Finanzverwaltung ist Verlass! Auch wer seine Geschäfte sorgfältig und korrekt verbucht, wird irgendwann in einer Betriebsprüfung auf Herz und Nieren geprüft. Dabei genießt die Hotel- und Gaststättenbranche leider nicht den besten Ruf. Schwarze Schafe und die zahllosen Manipulationen bei Bargeschäften haben dazu beigetragen.
Um die Buchhaltung eines Unternehmens auf Stichhaltigkeit und Plausibilität zu prüfen, kommen die Prüfer mit spezieller Prüfsoftware zum Termin. Mit Hilfe von errechneten Normabweichungen und Methoden der Wahrscheinlichkeitsrechnung sollen Schwachstellen ermittelt werden. Gesucht und durchsucht werden in der Regel

• Verfahrensfehler in der Aufzeichnung und Archivierung von Belegen
• Manipulationen bei den Einnahmen
• Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung
• Kalkulation und komplette Finanzierung
• Lebensstandard und Entnahmeverhalten

Der früher bevorzugten aufwendigen Prüfung von Einzelbelegen steht jetzt die elektronische Prüfung des gesamten Verfahrens gegenüber.

Die Instrumente des Prüfers:
Elektronische Überprüfung der Buchhaltung auf Abweichung von der statistischen Norm vergleichbarer Betriebe nach den von der Finanzverwaltung aufgestellten Richtsätzen.

Der Zeitreihenvergleich: Mit diesem Verfahren werden Fälle aufgedeckt, bei denen die Erlöse und der Wareneinsatz nicht korrekt verbucht worden sind. Dabei stützen sich die Prüfer auf die Erfahrung, dass es dem Betriebsinhaber praktisch nicht möglich ist, genau den Wareneinkauf vollständig in der Buchführung zu verschweigen, mit dem nicht verbuchte Einnahmen erzielt werden. Auch wenn der Jahresrohgewinnaufschlag im üblichen Bereich liegt, können sich aber bei unterjähriger Betrachtungsweise Auffälligkeiten insgesamt oder bei einzelnen Warengruppen ergeben.

Im Zeitreihenvergleich wird für jede Kalenderwoche eines Jahres einzeln aus den verbuchten Einnahmen und Einkäufen der erzielte Rohgewinnaufschlag ermittelt. Dazu trennt der Prüfer mit seiner Software die gebuchten Wareneinkäufe nach Sorten, auf den Zeitraum zwischen jeweils zwei Einkaufsterminen verteilt und der entsprechende Anteil den einzelnen Kalenderwochen zugeordnet. Der so ermittelte Wareneinsatz der einzelnen Kalenderwoche wird dann den in dieser Woche in der Buchführung erfassten Erlösen gegenübergestellt. Ergeben sich Abweichungen oder Auffälligkeiten, besteht Anlass zu der Vermutung, dass die Buchführung sachlich nicht richtig ist.

Betriebsprüfungen gehören mit zum Risiko und höchsten Stress des Unternehmers. Das muss aber nicht sein. Wir bieten Ihnen deshalb unser langjähriges Fachwissen für die Vorbereitung und Begleitung von Betriebsprüfungen an.

GEMA

In Hotels und Gaststätten ist Musik ein fester Bestandteil. Die Aufgabe der GEMA ist es, dafür zu sorgen, dass die Urheber dieser Musik angemessen entlohnt werden. Gastwirte sind deshalb verpflichtet, jegliche Musiknutzung in ihren Gasträumen anzumelden.

Weitere Informationen und Unterlagen wie die:

• Tarifübersicht für Gaststätten, Hotels, Pensionen
• Fragebogen zur Anmeldung von Musiknutzungen in gastronomischen Betrieben
• Fragebogen zur Anmeldung von Musiknutzungen in Hotels, Pensionen, Gastgewerbe u. Ä.
• Informationen zur urheberrechtlichen Vergütungspflicht von Hotelfernsehen / -radio
• Musiknutzung bei Veranstaltungen

www.GEMA.de

ARD ZDF Deutschlandradio Beitragsservice

ist eine öffentlich-rechtliche Arbeitsgemeinschaft der öffentlich-rechtlichen Rundfunkanstalten der Bundesrepublik Deutschland (ARD), zusammengeschlossenen Landesrundfunkanstalten, des ZDF und des Deutschlandradio zum Zwecke des Einzugs der Rundfunkbeiträge nach dem Rundfunkbeitragsstaatsvertrag. Die Seiten der GEZ im Internet wurden ersetzt durch die Seiten der Arbeitsgemeinschaft, zu finden unter www.rundfunkbeitrag.de

Die Arbeitsgemeinschaft fordert von den Vermietern von Hotel- und Gästezimmern oder Ferienwohnungen, diese bei der Berechnung ihres Rundfunkbeitrags einbeziehen.

• Das jeweils erste Zimmer oder die erste Wohnung in einer Betriebsstätte ist beitragsfrei.
• Für jedes weitere Zimmer oder jede weitere Wohnung fällt ein Drittel des Beitrags in Höhe von monatlich 5,99 Euro an.
• Daneben ist die Zahl der Betriebsstätten, der Beschäftigten und der betrieblich genutzten Kraftfahrzeuge entscheidend.
• Weitere Informationen unter www.rundfunkbeitrag.de

Künstlersozialabgabe

Gastronomiebetriebe, die nicht nur gelegentlich Live-Veranstaltungen mit Künstlern durchführen, sind künstlersozialabgabepflichtig. Und das gilt auch für die dazugehörige Werbung und Öffentlichkeitsarbeit. Die Künstlersozialabgabe bemisst sich nach den gezahlten Gagen, Honoraren sowie der Nebenkosten. Sie ist jeweils rückwirkend für das vorangegangene Jahr zu zahlen. Die Höhe des Abgabesatzes wird jährlich neu festgesetzt.

Bis zum 31. März eines jeden Jahres müssen die abgabepflichtigen Hotels und Gaststätten der Künstlersozialkasse mitteilen, wie hoch die Zahlungen an selbstständige Künstler und Publizisten im Vorjahr waren. Mehr dazu unter www.kuenstlersozialkasse.de.